Vrijwilligershoofdstad - Mechelen

Voor organisaties

Het vrijwilligersfestival is een xl-editie van de vrijwilligersbeurs die het Vrijwilligerspunt al enkele jaren organiseert. Ga je voor het eerste meedoen? Deed je al mee en vraag je je af wat er nieuw is? Of ben je gewoon graag goed voorbereid? Hieronder vind je een antwoord op al jouw vragen.

Wat zijn de voordelen voor mijn organisatie om deel te nemen aan het vrijwilligersfestival? 

  1. Werf vrijwilligers: Je kunt direct in contact komen met potentiële vrijwilligers en hen overtuigen om zich aan te sluiten bij jouw organisatie. 
  2. Plant zaadjes voor de toekomst: Door nu Mechelaars te inspireren kan je mensen overtuigen om vrijwilligerswerk op te nemen, misschien niet onmiddellijk maar wel in de toekomst. 
  3. Trek nieuwe talenten en vaardigheden aan: Door deel te nemen aan de beurs praat je met mensen met verschillende achtergronden, die je misschien anders nooit zou ontmoeten. Het geeft je de kans om de effectiviteit en creativiteit van je organisatie te vergroten. 
  4. Laat je zien: Het is een uitstekende gelegenheid om je organisatie te presenteren aan een breed publiek en meer bekendheid te krijgen. 
  5. Vergroot je netwerk: Het biedt de kans om te netwerken met andere organisaties en partnerschappen te vormen die je missie kunnen ondersteunen.. 
  6. Versterk de gemeenschap: Het bevordert een gevoel van gemeenschap en betrokkenheid, wat kan leiden tot langdurige relaties en steun voor je organisatie. 

Wat kost het om deel te nemen aan het vrijwilligersfestival? 

Het festival is gratis, zowel voor de deelnemende organisaties als voor bezoekers. Enkel het eten en de drank zijn betalend. Opgelet: we vergoeden geen (vooraf) gemaakte kosten. Je draagt zelf de kosten van activiteiten, workshops, infomomenten, podiumacts ... 

Wat wordt er van de deelnemende organisaties verwacht?

Ervaring en beleving hebben meer impact en succes dan alleen informatie geven. Dit jaar dagen we je als organisatie uit om meer te voorzien dan alleen een infostand. Breng de veelzijdigheid aan vrijwilligerswerk bij je bezoekers actief over. Als organisatie kies je zelf hoe je dat doet; met een infosessie, toonmoment, optreden, workshop, kwis, activiteit of … Deel jouw voorstel via het inschrijvingsformulier of contacteer ons via mail om jouw voorstel bij ons af te toetsen. Tips en inspiratie nodig, lees je hier.  

Mag mijn organisatie deelnemen aan dit festival?

Het festival is er voor alle organisaties die samenwerken met vrijwilligers en in regel zijn met de vrijwilligerswet.* Alle organisaties met een actieve werking, aanbod of dienstverlening in Mechelen zijn welkom. Ook organisaties die tot doel hebben mensen te verbinden met de inzet van vrijwilligers, in Mechelen, Vlaanderen, België of over de grenzen heen.  

* Een organisatie die niet voldoet aan een van deze criteria kan zich inschrijven en komt op de reservelijst. Na vrijdag 25 april worden de vrije plaatsen toegekend aan de inschrijvers in volgorde van datum van de inschrijving.  

Zijn er bepaalde regels en voorwaarden waar je als organisatie rekening mee moet houden?

  1. Een aanbod hebben aan vrijwilligerswerk nu of in de toekomst. Openstaande vacatures publiceren op de vrijwilligersvacaturebank. 
  2. De beurs en het festival bekend maken via je eigen kanalen. 
  3. Aanwezig blijven tijdens de uren van het beursmoment waarop je bent ingeschreven, dit kan dus zijn 9 mei van 14u-19u of 10 mei van 11u-16u (of beide dagen mag ook).  
  4. Een helpende hand bieden bij de opruim van het beursterrein 
  5. Het alcoholverbod voor standhouders (ook vrijwilligers) respecteren 
  6. Geen vrijwilligerswerk promoten waarbij vrijwilligers moeten betalen om te mogen vrijwilligen. Denk hierbij aan Voluntarisme of vrijwilligerstoerisme.  
  7. Geld inzamelingen en verkoop van producten zijn niet toegelaten. Uitzondering: drank- of eetstand kan wel volgens de regels van de voedselveiligheid. 

Onze organisatie wil deelnemen met een (food)truck, caravan, aanhangwagen … Is dat mogelijk?

Hou er rekening mee dat voertuigen en andere zware voorwerpen niet op het gras in het park geplaatst mogen worden. Er is echter een beperkte verharde ruimte beschikbaar waar dit wel mogelijk is. We zullen samen bekijken hoe en waar jullie kunnen staan om deel te nemen. 

Is het vrijwilligersfestival hetzelfde als de vrijwilligersbeurs?

Een vrijwilligersbeurs is een formeel en relatief statisch evenement, waarop organisaties en mensen die op zoek zijn naar vrijwilligerswerk elkaar ontmoeten.  

Het festival gaat verder en heeft een interactievere en bredere opzet. De infostands blijven een vaste waarde maar worden aangevuld met een actief aanbod vanuit de organisaties zelf. Bijvoorbeeld infosessies, toonmomenten, workshops, optredens, een interactief spel …  

Wat staat er op het programma tijdens het vrijwilligersfestival?

Het programma wordt opgemaakt aan de hand van het aanbod van de organisaties zelf, workshops, optredens, infomomenten … het hangt dus ook van jou af hoe wervelend het festival wordt. Wij zorgen aanvullend voor de mogelijkheid tot talentengesprekken, er zullen ook foodtrucks en een drankenstand zijn en we zorgen voor randanimatie en muzikale intermezzo’s. Heb je hiervoor suggesties of connecties, geef ze ons zeker door. 

Volg de ontwikkelingen op onze webpagina (link naar beurspagina) vanaf 1 maart. Het volledige programma is raadpleegbaar vanaf 1 mei. 

Ben ik verplicht om beide dagen deel te nemen?

Je kan als organisatie deel nemen aan het festival op beide dagen of naar keuze op vrijdag of zaterdag. Wie inschrijft voor een bepaalde dag engageert zich wel om de hele beursperiode aanwezig te zijn. Later aankomen of voor het einde van de beurs afbouwen is niet mogelijk. 

Kan ik mijn materiaal daar laten als ik twee dagen aan het festival wil deelnemen?

Vrijdagavond worden alle standen ontruimd. We voorzien ter plaatse de mogelijkheid om je materiaal veilig op te slaan in een gemeenschappelijke, slotvaste ruimte. Jij voorziet  zelf een voldoende grote kist of doos/dozen om je materiaal bewaren. 

Is er gratis drank en eten voorzien voor de deelnemende organisaties?

Er is een betalend aanbod bij de foodtrucks en drankenstand. Eigen eten en alcoholvrije dranken meebrengen is toegestaan. 

Op welke faciliteiten kan je als organisatie rekenen?

  • + 9m² overdekte ruimte per organisatie/werking, de ondergrond is gras.
    Opgelet: beperkt aantal plaatsen met elektriciteit 
  • Verharde eventruimte, dit is verplicht voor caravan; promotiewagen, foodtruck …. 
  • Overdekt podium  
  • Grasveld voor kleine en rustige activiteiten  
  • Overdekte open ruimte voor onder andere workshops, toonmomenten … 
  • Gesloten ruimte voor infomomenten 
  • Openbare wifi aanwezig, werking kan niet gegarandeerd worden 
  • Toiletwagen met rolstoelvoorziening 
  • Watertappunt 

Hoe kan je als organisatie inschrijven om deel te nemen?

  • Schrijf in voor dinsdag 1 april en de info van jouw organisatie wordt opgenomen in het beursboekje en op de beurspagina. Elk jaar wordt er een beursboekje samengesteld met informatie over de deelnemende organisaties. Dit boekje is beschikbaar voor bezoekers en geïnteresseerden. Om opgenomen te worden in het boekje, moet je ingeschreven zijn vóór dinsdag 1 april. Het boekje wordt gratis verspreidt aan de bezoekers van de beurs en geïnteresseerden. 
  • Wie inschrijft na dinsdag 1 april, krijgt een vermelding op de beurspagina. 
  • Inschrijven via deze link kan tot en met vrijdag 25 april. 

SCHRIJF JE ORGANISATIE HIER IN 

Kan ik met een wagen materiaal leveren in de Kruidtuin?

Onze festivallocatie ligt aan een schoolzone en is verkeersvrij. Dat willen we zoveel mogelijk respecteren. Probeer je materiaal dus zoveel mogelijk met de fiets of te voet te leveren. Voor leveringen gelden de volgende regels:

  • Leveringen met de wagen: Dit kan alleen via ingang Bruul, via de dreef. 
  • Aanvraag: Vermeld in je aanvraag dat je met een wagen wilt leveren. 
  • Tijdsblok: Een week voor het festival ontvang je een tijdsblok waarin je kunt leveren. Dit geldt ook voor het afhalen van materialen na het festival.  
  • Voor leveringen op vrijdag krijg je een tijdsblok tussen 9 en 11u.
  • Voor het afhalen op zaterdag krijg je een tijdsblok tussen 18.30 en 19.30u.
  • Voor leveringen op zaterdag krijg je een tijdsblok tussen 8 en 10u.  
  • Voor het afhalen op zaterdag krijg een tijdsblok tussen 17 en 18u 
  • Info en werkwijze voor het aanvragen van een toegangsvergunning volgt.
  • Parkeren: Parkeren op de locatie is niet mogelijk. We verwijzen je graag door naar nabijgelegen parkeerplaatsen. 

Ik heb nog vagen. Hoe en wanneer krijg ik daar antwoord op?

  1. Bundel je vragen en richt ze aan vrijwilligerspunt@mechelen.be of stel ze telefonisch via 0800 20 800 (laat je doorschakelen naar Mieke Van Velthoven). 
  2. Neem deel aan een online infomomenten 
  3. Tussen maandag 28 april en woensdag 30 april nemen we telefonisch contact op voor een kennismakingsgesprek en/of een antwoord op jouw niet beantwoorde vragen.  

Tof, maar ik kan niet deelnemen op die data. Wat zijn de alternatieven?

Jammer, maar begrijpelijk. Je kan ons een bundeltje met flyers bezorgen en/of enkele afdrukken van vacatures of ander materiaal. Aan onze eigen infostand van het Vrijwilligerspunt zorgen we dan voor een foldercarrousel en een vacaturemuur. Bezorg je promomateriaal vóór donderdag 1 mei 2025 via de post of aan het onthaal van het Sociaal Huis t/v Vrijwilligerspunt Mechelen, Lange Schipstraat 27, 2800 Mechelen

Daarnaast kan je steeds digitaal een artikel aanleveren voor in onze Nieuwsbrief via vrijwilligerspunt@mechelen.be.  De nieuwsbrief verschijnt vier keer per jaar. Op die manier maken we mee promotie voor je organisatie.  

 

Informatie

Grote Markt 21
2800 Mechelen
vrijwilligerspunt@mechelen.be

Tobania